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Plateforme Démarches Simplifiées
agence de l'eau Seine Normandie
PAGES DE DOCUMENTATIONS POUR LES INSTRUCTEURS AESN
NOTICES INSTRUCTEURS DEMANDES DE PROROGATION
Actualisée au 20/05/2021
VERIFICATION DE LA COMPLETUDE PAR L'INSTRUCTEUR :
SECTION    1. VERIFICATION DE LA COMPLETUDE
PHASE  "En construction"
  • PAR L’INSTRUCTEUR :
    • Dans l'onglet "annotations privées" l’instructeur renseigne impérativement « le nom et le prénom de l'instructeur » dans le champ correspondant.
    • L’instructeur utilise la messagerie intégrée à DS pour la demande d’informations complémentaires et pour échanger avec le maître d’ouvrage.
    • L'instructeur complète le champ "notes de l'instructeur" en précisant l’argumentaire justifiant la demande qui sera reprise dans l’avenant et le nombre de mois accordés.
    • Lorsqu'il juge le dossier complet, l'instructeur coche la case "complétude vérifiée par l'instructeur".
    • Il se rend alors dans l'onglet "personnes impliquées" pour envoyer le dossier à l’assistante du service. Celle-ci verra apparaitre le dossier dans sa bannette "suivi".
    • Une fois le dossier envoyé à l’assistante, l’instructeur peut arrêter le suivi du dossier. Le dossier n’apparaitra plus dans la bannette « suivi » de l’instructeur, mais restera accessible depuis la bannette « tous les dossiers ».
  • PAR L’ASSISTANTE DU SERVICE :
    • L’assistante du service a reçu un message avec un lien vers le dossier. Par ailleurs, elle retrouve dans sa bannette « suivi » tous les dossiers qu’elle a à traiter.
    • Elle complète le champ "notes de l'instructeur" en précisant les identifiants (N° AIDES), les dates et délais pour la convention initiale, et pour chacun des avenants précédents, avec les dates de fin successives. Pour cela elle pourra utiliser la fiche navette prorogation et faire un copier coller du tableau.
    • L’assistante saisie l’avenant de propagation sous AIDES.
    • Elle joint dans DS avec le champ « Pièces complémentaires » les titres II des précédentes conventions et la première version du rapport avenant. Elle peut également ajouter la fiche navette prorogation.
    • Elle se rend alors dans l'onglet "personnes impliquées" pour envoyer le dossier au chef de service. Celui-ci verra apparaitre le dossier dans sa bannette "suivi".
    • Une fois le dossier envoyé au chef de service, l’assistante peut arrêter le suivi du dossier. Le dossier n’apparaitra plus dans la bannette « suivi » de l’instructeur, mais restera accessible depuis la bannette « tous les dossiers ». 
Nota : pendant la phase "En construction" le maître d'ouvrage peut modifier sa demande. Toute modification effectuée par le demandeur sur un dossier suivi, génère une notification du côté instructeur afin de l’en avertir. Cette notification est représentée par une pastille orange.
Les modifications par le demandeur ne sont plus possibles après le passage à la phase "En instruction".
Quelque soit la phase, l'instructeur peut utiliser l'onglet "messagerie" pour communiquer avec le demandeur, afin d'obtenir des précisions ou des pièces complémentaires.
PHASE  "En instruction"
VALIDATION HIERARCHIQUE :
(en cas de dossier refusé, passer directement à l'actualisation par l'assistante)
  • PAR LE CHEF DE SERVICE :
    • Le chef de service a reçu un message avec un lien vers le dossier. Par ailleurs, il retrouve dans sa bannette « suivi » tous les dossiers qu’il a à traiter.
    • Il vérifie que les nom et prénom de l'instructeur ont bien été renseignés.
    • Le cas échéant il peut engager un dialogue avec l’instructeur pour compléter le dossier. Il utilise pour ça le champ « Avis chef de service » et renvoie le dossier à l’instructeur. 
    • Lorsqu’il juge le dossier recevable, il formule son avis le champ « Avis chef de service », par exemple, « Dossier validé».
    • Il peut également utiliser les boutons « Acceptée », « Refusée » ou « Acceptation partielle » à la fin de la section 2 « VALIDATION HIERARCHIQUE ». Cette décision sera à confirmer par le directeur.
    • Lorsqu'il a formulé son avis, le chef de service utilise le bouton "en construction" pour passer le dossier en phase en instruction.
    • Un message automatique est adressé au demandeur, précisant les nom et prénom de l'instructeur et le fait que sa demande est en cours d'instruction.
    • Il se rend alors dans l'onglet "personnes impliquées" pour envoyer le dossier au directeur. Celui-ci verra apparaitre le dossier dans sa bannette "suivi".
    • Une fois le dossier envoyé au directeur, le chef de service peut arrêter le suivi du dossier. Le dossier n’apparaitra plus dans la bannette « suivi » du chef de service, mais restera accessible depuis la bannette « tous les dossiers ».  
  • PAR LE DIRECTEUR :
    • Le directeur a reçu un message avec un lien vers le dossier. Par ailleurs, il retrouve dans sa bannette « suivi » tous les dossiers qu’il a à traiter.
    • Le cas échéant il peut engager un dialogue avec l’instructeur et le chef de service pour compléter le dossier. Il utilise pour ça le champ « Avis chef du directeur » et renvoie le dossier au chef de service.
    • Lorsqu’il juge le dossier recevable, il formule son avis le champ « Avis direction ».
    • Il utilise les boutons « Acceptée », « Refusée » ou « Acceptation partielle » à la fin de la section 2 « VALIDATION HIERARCHIQUE ».
    • En cas de refus ou d’acceptation partielle, des échanges ont lieux entre dir, CdS et COP pour arrêter une position.
    • Lorsqu'il a arrêté son avis, le directeur se rend dans l'onglet "personnes impliquées" pour envoyer le dossier à l’assistante de direction. Celle-ci verra apparaitre le dossier dans sa bannette "suivi".
    • Une fois le dossier envoyé à l’assistante, le directeur peut arrêter le suivi du dossier. Le dossier n’apparaitra plus dans la bannette « suivi » de l’instructeur, mais restera accessible depuis la bannette « tous les dossiers ».
    • En cas de refus, un courrier motivant le refus sera élaboré par l’instructeur pour envoi au maître d’ouvrage.
Nota : "En construction" et "En instruction" est une terminologie DS = non modifiable
Attention, elle ne correspond pas tout à fait à la terminologie AESN et peut prêter à confusion.
ACTUALISATION DU DOSSIER :
SECTION   3. ACTUALISATION APRES DECISION AESN
PHASE  "En instruction"
EN CAS D'ACCEPTATION DE LA PROROGATION DE DELAI :
après le processus d'attribution AESN
Actions à mener par l'assistante de la direction en charge de l'actualisation.
  • En cas d’acceptation de la prorogation : 
    • Lorsqu’un lot d’avenant a été signé, l'assistante en charge de l’actualisation au sein de la direction identifie les dossiers DS à actualiser.
    • Elle vérifie que le champ "numéro de l'aide dans AIDES" a bien été renseigné.
    • L'assistante utilise le bouton "en instruction" pour accepter les dossiers bénéficiant d’une convention signée.
    • Un message automatique est alors adressé au demandeur et le dossier passe en statut "Accepté".
PHASE  "Dossier accepté"
EN CAS DE CLASSEMENT SANS SUITE DE LA DEMANDE DE PROROGATION :
Actions à mener par l'instructeur.
PHASE  "En instruction"
  • En phase "En construction", le demandeur garde la possibilité de supprimer son dossier depuis son tableau de bord. S’il décide de supprimer (retirer) un dossier déposé, il devra normalement en informer l'instructeur.
  • Lorsque le dossier est passé en phase instruction, si le maître d'ouvrage décide de retirer sa demande, il doit adresser un courrier ou un email à l'agence de l'eau, pour confirmer ce retrait.
  • Suite à la demande formelle de retrait, la décision de classement sans suite est prise en accord avec la hiérarchie.
  • Il insère dans le champ "Pièces du dossier traité"; le courrier ou mail de confirmation du classement sans suite (sauf si cette confirmation a été effectuée via la messagerie DS).
  • Si le dossier est encore en phase "en construction", il vérifie que les nom et prénom de l'instructeur ont bien été renseignés.
  • Il complète le "texte complémentaire pour le message de complétude" avec la phrase suivante : "Conformément à votre demande, votre dossier va être classé sans suite."
  • Il utilise le bouton "en construction" pour passer le dossier en instruction. Un message de "complétude" est adressé automatiquement au demandeur, avec la phrase d'information sur le "classement sans suite".
  • L'instructeur utilise ensuite le bouton "en instruction" pour classer sans suite la demande. Préalablement à l’envoi, il ajoute dans le champ motivation la phrase suivante : "Conformément à votre demande, votre dossier va être classé sans suite."
  • Un dernier message automatique est alors adressé au demandeur et le dossier passe en statut "Classé sans suite".
PHASE  "Dossier classé sans suite"
PHASE  "En construction"
EN CAS DE REFUS DE LA DEMANDE DE PROROGATION :
Actions à mener par par l'assistante de la direction en charge de l'actualisation.
  • Lorsqu’une décision de refus a été prise et qu'un courrier a été signé par la direction, l'assistante se rend sur le dossier concerné.
  • Le dossier est encore en phase "en construction" car la complétude n'a pas été validée.
  • L'assistante vérifie que les nom et prénom de l'instructeur ont bien été renseignés.
  • Elle utilise le bouton "en construction" pour passer le dossier en instruction.
  • Un message de "complétude" est adressé automatiquement au demandeur.
  • Elle insère dans le champ "Pièces du dossier traité" le courrier de refus signé.
  • L'assistante utilise le bouton "en instruction" pour refuser la demande.
  • Avant d'appuyer sur le bouton "valider la décision" elle utilise "ajouter un justificatif" pour joindre le courrier de refus signé par la direction. Elle ajoute également dans le champ motivation la phrase suivante : "Votre dossier a été refusé."
  • Un message automatique est alors adressé au demandeur et le dossier passe en statut "Refusé".
PHASE  "Dossier refusé"