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Plateforme Démarches Simplifiées
agence de l'eau Seine Normandie
PAGES DE DOCUMENTATIONS POUR LES INSTRUCTEURS AESN
NOTICES INSTRUCTEURS DEMANDES D'AIDES
Actualisée au 05/05/2021
VERIFICATION DE LA COMPLETUDE PAR L'INSTRUCTEUR :
SECTION    1. VERIFICATION DE LA COMPLETUDE
PHASE  "En construction"
  • PAR L’INSTRUCTEUR :
    • Dans l'onglet "annotations privées" l’instructeur renseigne impérativement « le nom et le prénom de l'instructeur » dans le champ correspondant.  
    • L'instructeur peut ensuite prendre des notes ou formuler des commentaires dans le champ "notes de l'instructeur" (exemple : pièces manquantes).
    • L'instructeur peut également enregistrer des pièces liées à l'instruction : documents pdf, tableurs...
    • L’instructeur utilise la messagerie intégrée à DS pour la demande d’informations complémentaires et pour échanger avec le maître d’ouvrage.
    • L'instructeur renseigne impérativement le champ date de complétude/autorisation. Il s'agit de la date à laquelle le dossier est réputé complet. C'est cette date qui est reprise dans le message de complétude et qui fixe la date possible de démarrage du projet, sans risque de perte d'éligibilité. En cas d'autorisation de démarrage anticipé, c'est cette date qui doit être renseignée dans ce champ.
    • L'instructeur précise dans le champ correspondant les informations relatives à la date de complétude, par exemple préciser s’il s'agit de la date de dépôt de la demande, de la date de réception des dernières informations, ou de la date de l'autorisation de démarrage anticipé... 
    • En cas d’autorisation de démarrage anticipé, veiller à formaliser par écrit cette autorisation (se référer au processus de votre direction).
    • Il peut faire une proposition de "texte complémentaire pour le message de complétude", dans la section
      "2. VALIDATION ET ENVOI DU MESSAGE DE COMPLETUDE".
    • Après avoir créé le dossier dans AIDES, l'instructeur renseigne impérativement le champ "numéro de l'aide dans AIDES", dans la section "3. ACTUALISATION ATTRIBUTION DE L'AIDE".
    • Lorsqu'il juge le dossier complet, l'instructeur coche la case "complétude vérifiée par l'instructeur".
    • Il se rend alors dans l'onglet "personnes impliquées" pour envoyer le dossier à son chef de service. Celui-ci verra apparaitre le dossier dans sa bannette "suivi".
    • Une fois le dossier envoyé au chef de service, l’instructeur peut arrêter le suivi du dossier. Le dossier n’apparaitra plus dans le la bannette « suivi » de l’instructeur, mais restera accessible depuis la bannette « tous les dossiers ».
Nota : pendant la phase "En construction" le maître d'ouvrage peut modifier sa demande. Toute modification effectuée par le demandeur sur un dossier suivi, génère une notification du côté instructeur afin de l’en avertir. Cette notification est représentée par une pastille orange.
Les modifications par le demandeur ne sont plus possibles après le passage à la phase "En instruction".
Quelque soit la phase, l'instructeur peut utiliser l'onglet "messagerie" pour communiquer avec le demandeur, afin d'obtenir des précisions ou des pièces complémentaires.
VALIDATION DE LA COMPLETUDE :
SECTION   2. VALIDATION ET ENVOI DU MESSAGE DE COMPLETUDE
(en cas de dossier refusé, passer directement à l'actualisation par l'assistante)
PHASE  "En construction"
  • PAR LE CHEF DE SERVICE :
    • Le chef de service a reçu un message avec un lien vers le dossier. Par ailleurs, il retrouve dans sa bannette « suivi » tous les dossiers qu’il a à traiter.
    • Il vérifie que le nom de l'instructeur, la date de complétude/autorisation et le numéro d’aide dans AIDE, ont bien été renseignés.
    • Il vérifie que la case "complétude vérifiée par l'instructeur" a bien été cochée.
    • Il valide, modifie ou complète, l'éventuel "texte complémentaire pour le message de complétude".
    • Il peut utiliser le champ "commentaire sur visa chef de service" pour laisser un commentaire.
    • Le chef de service valide ou non la complétude. Si le processus interne de la direction prévoit l'intervention du directeur, il se rend dans l'onglet "personnes impliquées" pour envoyer le dossier à son directeur.
    • Le directeur (ou le chef de service en fonction de la procédure) coche la case "validation de la complétude et du message" et utilise le bouton "en construction" pour passer le dossier en phase en instruction.
    • Un message automatique est adressé au demandeur, précisant les nom et prénom de l'instructeur, la date de complétude ou d'autorisation, l'éventuel texte complémentaire.
    • Il se rend alors dans l'onglet "personnes impliquées" pour envoyer le dossier à l’assistante. Celle-ci verra apparaitre le dossier dans sa bannette "suivi".
    • Une fois le dossier envoyé à l’assistante, le chef de service peut arrêter le suivi du dossier. Le dossier n’apparaitra plus dans le la bannette « suivi » du chef de service, mais restera accessible depuis la bannette « tous les dossiers ».
Nota : "En construction" et "En instruction" est une terminologie DS = non modifiable
Attention, elle ne correspond pas tout à fait à la terminologie AESN et peut prêter à confusion.
ACTUALISATION DU DOSSIER :
SECTION   3. ACTUALISATION ATTRIBUTION DE L'AIDE
PHASE  "En instruction"
EN CAS D'ACCEPTATION DE LA DEMANDE D'AIDE :
après le processus d'attribution AESN, actions à mener par l'assistante.
En cas d'attribution de l'aide :
  • Lorsqu’un lot de convention d'aide a été signé, l'assistante en charge de l’actualisation au sein de la direction identifie les dossiers DS à actualiser.
  • Elle vérifie que le champ "numéro de l'aide dans AIDES" a bien été renseigné.
  • L'assistante utilise le bouton "en instruction" pour accepter les dossiers bénéficiant d’une convention signée.
  • Avant d'appuyer sur le bouton "valider la décision" elle peut préciser le lot de DT ou CT correspondant (exemple : "DT février 2021").
  • Un message automatique est alors adressé au demandeur et le dossier passe en statut "Accepté". 
PHASE  "Dossier accepté"
EN CAS DE CLASSEMENT SANS SUITE DE LA DEMANDE D'AIDE :
actions à mener par l'instructeur (ou le chef de service).
PHASE  "En construction"
  • En phase "En construction", le demandeur garde la possibilité de supprimer son dossier depuis son tableau de bord. Il devrait normalement en informer l'instructeur.
  • Lorsque le dossier est passé en phase instruction, si le maître d'ouvrage décide de retirer sa demande pour cause d'abandon du projet ou pour tout autre raison, il doit en informer par écrit l'agence de l'eau, pour confirmer ce retrait. 
  • Suite à ce courrier ou mail, l'instructeur classe le dossier "sans suite".
  • Il insère dans le champ "Pièces du dossier traité"  le courrier ou mail de confirmation du classement sans suite (sauf si cette confirmation a été effectuée via la messagerie DS).
  • Si le dossier est encore en phase "en construction", il vérifie que les nom et prénom de l'instructeur ont bien été renseignés.
  • Il complète le "texte complémentaire pour le message de complétude" avec la phrase suivante : "Conformément à votre demande, votre dossier va être classé sans suite."
  • Il utilise le bouton "en construction" pour passer le dossier en instruction. Un message de "complétude" est adressé automatiquement au demandeur, avec la phrase d'information sur le "classement sans suite".
  • L'instructeur utilise ensuite le bouton "en instruction" pour classer sans suite la demande.
  • Un dernier message automatique est alors adressé au demandeur et le dossier passe en statut "Classé sans suite".
PHASE  "Dossier classé sans suite"
EN CAS DE REFUS DE LA DEMANDE D'AIDE :
après le processus de refus AESN, actions à mener par l'assistante..
PHASE  "En construction"
  • Lorsqu'une décision de refus a été prise et qu'un courrier a été signé par la direction, l'assistante se rend sur le dossier concerné.
  • Le dossier est encore en phase "en construction" car la complétude n'a pas été validée.
  • L'assistante vérifie que les nom et prénom de l'instructeur ont bien été renseignés.
  • Elle complète le "texte complémentaire pour le message de complétude" avec la phrase suivante : "A ce stade de l'instruction, votre dossier présente un risque de refus."
  • Elle utilise le bouton "en construction" pour passer le dossier en instruction. Un message de "complétude" est adressé automatiquement au demandeur, avec la phrase de réserve sur le "risque de refus".
  • Elle insère dans le champ "Pièces du dossier traité"  le courrier de refus signé.
  • L'assistante utilise le bouton "en instruction" pour refuser la demande.
  • Avant d'appuyer sur le bouton "valider la décision" elle utilise "ajouter un justificatif" pour joindre le courrier de refus signé par la direction.
  • Un message automatique est alors adressé au demandeur et le dossier passe en statut "Refusé".
PHASE  "Dossier refusé"